Politique RGPD EBEN (adhérents, utilisateurs et contacts)
1. Objet
Pour satisfaire à son bon fonctionnement, la Fédération EBEN (ci-après appelée « EBEN) est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses adhérents, aux utilisateurs de son site web et à ses différents contacts (prospects, contacts presse, etc.).
La présente politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information et de rappeler les droits dont vous disposez en matière de données à caractère personnel.
2. Base légale
Les traitements mis en œuvre par la Fédération EBEN au titre de la présente politique ont pour base légale :
- pour les adhérents, l’exécution d’un contrat, en l’occurrence le bulletin d’adhésion accessible sur notre site web ;
- pour les utilisateurs de notre site web et nos différents contacts, l’intérêt légitime que nous avons à collecter leurs données.
3. Finalités
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- gestion de la relation adhérent ;
- gestion de la relation utilisateur ;
- gestion de la relation prospects ;
- gestion des relations presse ;
- organisation de formations et de divers autres évènements thématiques ;
- envoi de newsletters et lettres d’information ;
- traitement des demandes formulées via les formulaires en ligne sur notre site web;
- organisation d’ateliers et groupe de travail ;
- conseil des adhérents ;
- amélioration des services et enquêtes ;
- réalisation d’états statistiques.
4. Destinataires
Sont destinataires de vos données des destinataires internes ou externes selon les cas.
Les destinataires internes concernent l’ensemble du personnel salarié et/ou non salarié de notre organisme.
Les destinataires externes sont nos prestataires externes (expert-comptable par exemple), nos prestataires techniques (ERP en SaaS par exemple) ou encore nos partenaires quels qu’ils soient.
5. Durée de conservation
Vos données sont traitées pendant une durée limitée que nous déterminons au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins.
De façon générale :
- les données des adhérents sont conservées pendant toute la durée de votre adhésion auprès d’EBEN augmentée de 5 ans à des fins de gestion administrative et de statistiques ;
- les données des utilisateurs et de nos contacts sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant de l’utilisateur.
6. Vos droits
Vous êtes investi des droits suivants s’agissant de vos données à caractère personnel :
- un droit de nous demander confirmation que des données vous concernant sont traitées, d’accéder à ces données et d’en demander une copie ;
- un droit de faire rectifier toute donnée vous concernant qui serait erronée ou obsolète ;
- un droit d’obtenir la portabilité de vos données lorsque le traitement est fondé sur l’exécution d’un contrat, que vous avez-vous-mêmes fourni vos données à la Fédération EBEN et que leur traitement est automatisé.
La demande d’exercice de vos droits doit émaner de vous exclusivement, être accompagnée d’un titre d’identité et être formulée par écrit à destination du responsable marketing.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisées de données vous concernant.
En cas de violation de données, nous nous engageons à en notifier la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait peser un risque élevé pour nos adhérents, nous nous engageons à en aviser ceux qui sont concernés et à leur communiquer les informations et recommandations nécessaires.
8. Délégué à la protection des données
Dans l’hypothèse où nous désignerions un délégué à la protection des données, nous nous engageons à vos communiquer ses coordonnées.
9. Flux transfrontières
Nous nous réservons la possibilité de mettre en œuvre des flux transfrontières hors de l’UE des données que nous traitons, ce dont vous serez informé. Dans une telle hypothèse, nous assurerons le respect de vos droits et signerons si nécessaire un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer ces flux avec le(s) pays destinataire(s).
10. Registre des traitements
Lorsque la règlementation nous l’impose nous tenons à jour, à la disposition de la Cnil, un registre des opérations de traitement.
11. Contacts Cnil
Comme la loi vous y autorise, vous pouvez introduire une plainte auprès de la Cnil à l’adresse suivante : Service des plaintes de la Cnil, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22
12. Révision
En cas d’évolution règlementaire ou de recommandations de la Cnil, nous nous réservons le droit de modifier la présente politique. Toute nouvelle politique vous est notifiée avant son entrée en vigueur.